Информационное сопровождение
Важность информационного сопровождения отдельного проекта или бизнеса в целом признана давно и всеми. Успешное продвижение на рынке товаров и услуг невозможно без грамотно организованной рекламной кампании. От особенностей подачи информации, выбора целевой аудитории, умения проанализировать результат предпринятых действий зависит успех большинства начинаний.
Информационное сопровождение подразумевает четко организованный процесс, составными частями которого являются:
- работа со средствами массовой информации — на сегодня добавляются информирование через социальные сети, сайты, рассылка по электронной почте;
- формирование инфоповодов;
- подготовка и проведение мероприятий — пресс-конференции, промоакции, клиентские встречи в неформальной обстановке и т. п.;
- подготовка отчетов.
В итоге формируется положительный имидж компании (если речь идет о бизнесе в целом), а широкий круг потенциальных покупателей узнает о предлагаемом продукте.
Этапы работы
Реализует ли все работы компания своими силами или делегирует полномочия сторонним специалистам, в процессе информационного сопровождения выделяется несколько этапов:
- определение цели и постановка задач;
- реализация проекта;
- подведение итогов — включает в себя анализ результатов и внесение корректив в будущие планы.
Цели и задачи устанавливаются руководством компании. На этом этапе также определяется желаемый эффект.
Реализация проекта по информационному сопровождению начинается с анализа сложившейся ситуации, выявления целевой аудитории и подбора коммуникационных каналов. Каналы коммуникации выбираются с учетом особенностей потенциальных заказчиков. Как показывает практика, самыми результативными являются личные способы передачи информации: живое общение во время мероприятий, телефонные звонки, персонифицированные письма. За ними следует электронная рассылка, новости в средствах массовой информации, наружная реклама.
Все дальнейшие действия (подача материалов в СМИ, размещение наружной рекламы, проведение мероприятий) должны идти строго по плану, т. е. необходимо медиапланирование, важной составляющей которого является подготовка сметы на проводимую кампанию. Расходы зависят во многом от выбранных способов передачи информации: телевидение, печатные издания, Интернет и т. д.
От плана действий переходят к подготовке информационных поводов, публикаций в СМИ, пиар- и промоакций. Если позволяет бюджет проекта, задействуется потенциал встреч с прессой: проводятся пресс-конференции, пресс-ланчи, пресс-туры. Параллельно идет информирование через социальные сети. Приглашая журналистов на встречи разного рода, надо обеспечить им возможность задать вопросы руководителям проекта, основным исполнителям, партнерам. Это касается и акций для потенциальных покупателей.
Даже большой поток информации о товаре (услуге) еще не означает успеха. Профессиональное информационное сопровождение направлено на подачу структурированных сведений, в которых выделены основные инфоповоды. PR-технолог определяет их или сам создает, составляет материалы для печати. При идеальном развитии событий журналистов удается мотивировать на самостоятельное написание статей. Событие будет освещено так, как надо для его продвижения, если заранее подготовить:
- пресс-релизы;
- интервью и экспертные оценки нового продукта;
- сценарии мероприятий и видеороликов;
- легенды, необходимые для блогов и соцсетей.
Особенности работы в социальных сетях
Информационный поток, пущенный через Интернет, на сегодняшний день дает очень высокие результаты, при этом он менее затратен, чем сопровождение проекта на телевидении, радио, в газетах и журналах. Блоги и соцсети — это идеальный способ подбора целевой аудитории, ведь там есть уже полностью сформированные сообщества, интересы которых совпадают с ожиданиями продвигаемой компании. В соцсетях легко создать собственную группу, чтобы информировать через нее людей. При всей простоте способа продвижения важно не упустить несколько моментов:
- Уникальность информации.
- Регулярность обновлений. Материал должен постоянно появляться в новостной ленте, но не надоедать, не становиться спамом. Интересные новости выкладываются через одинаковый промежуток времени, например, раз в 3 дня. Еще стоит учесть особенности целевой аудитории — работающим людям бесполезно выкладывать информацию днем, лучше в вечернее время, чтобы ее не перекрыли чужие сообщения.
- Аргументированность информации.
- Ответы на комментарии.
- Использование аудио- и видеоматериалов. Копировать чужие картинки, фото, звуковые файлы не рекомендуется — визуальный и аудиальный контент должен быть уникальным.
Пользуясь готовыми площадками в Интернете и создав собственную, можно значительно улучшить имидж компании или отдельного проекта.
Проведение мероприятий требует серьезной подготовки, в нее входят:
- выбор, оформление и оснащение помещения;
- проверка техники;
- составление списка приглашенных;
- рассылка приглашений и пресс-релизов;
- подготовка встречи гостей (при необходимости — наем переводчика);
- изготовление печатной и сувенирной продукции;
- выбор и подготовка ведущего и т. д.
Мероприятие будет грамотно освещено в СМИ, если журналисты вовремя получат пресс-релизы, информационные материалы, а администратор — согласие на сопровождение события. Без обратной связи всегда высок риск, что пресса не придет, следовательно, работа останется безрезультатной.
Комплекс действий по информационному сопровождению направлен на создание благоприятной атмосферы вокруг компании, ее бренда, товаров и услуг, правильного восприятия предлагаемых продуктов потребителями. При соответствии мероприятий поставленным изначально задачам проект находится в информационном поле максимально возможный период.
Чтобы подвести итоги работы:
- собираются все публикации, включая видео, записи роликов и телепередач, интервью по радио — самые удачные можно разместить на сайте компании, это улучшит ее имидж;
- проводится анализ достигнутых результатов.
Аналитика — это не только завершающий этап, без нее не обойтись и в процессе информационного сопровождения, чтобы вовремя вносить коррективы. Статьи журналистов обязательно согласовываются, это поможет избежать фактических и репутационных ошибок в изложении материала. Также важно правильно выбирать и соблюдать сроки публикации статей.
Информационное сопровождение предполагает большой объем работы, рассчитанный на команду профессионалов. Если в компании нет отдела, который может взять его на себя, лучше обратиться в специализированную фирму.
Преимущества делегирования полномочий по информационному сопровождению:
- компания-заказчик при реализации проекта получает помощь группы профессионалов — PR-менеджера, контент-менеджера, сотрудников колл-центра, копирайтеров и т. д.;
- результат перестает зависеть от человеческого фактора — крупная фирма-аутсорсер всегда может вовремя заменить сотрудника, если он заболел, уехал, уволился;
- нет необходимости тратить время на подбор кадров, а также средства на их обучение;
- экономятся финансы на заработной плате и налогах;
- оплачивается результат.
Информационное обеспечение проекта — это больше половины его успеха, профессиональное сопровождение могут гарантировать только высококвалифицированные специалисты, которые постоянно занимаются продвижением бизнеса, услуг и продуктов. Компания «Комус Контакт» готова взять на себя полную или частичную инфоподдержку любого проекта, в рамках работ:
- подобрать специалистов;
- провести их обучение, ориентируясь на задачи, поставленные клиентом;
- обеспечить все этапы работы;
- помочь в коррекции дальнейшего поведения фирмы-заказчика в инфополе.
